پس از ثبت کالا در سامانه جامع امور گمرکی یک شماره ای توسط سامانه اختصاص داده می شود. این شماره که شماره کوتاژ نام دارد، جهت پیگیری های بعدی گمرکی استفاده می گردد.
کارگزار گمرک (به انگلیسی: Custom Brokers) شرکت یا شخص حقیقی یا حقوقی مورد تائید سازمان گمرک است که دارای پروانه مخصوص از گمرکات برای ترخیص کالا میباشد و بهعنوان واسطهای بین مردم و سازمانهای گمرکی فعالیت میکند.
اظهارنامه گمرکی یک سند رسمی برای ارائه به گمرک است که در آن کالاهای وارداتی یا صادراتی به گمرک اظهار می شود. این یک سند رسمی است که بدون آن ترخیص کالا از گمرک امکان پذیر نخواهد بود.