آموزش ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت

ثبت سفارش کالا یکی از مراحل کلیدی در فرآیند واردات است که هر شخص یا شرکت برای وارد کردن کالا به کشور باید آن را انجام دهد. این فرآیند نیازمند رعایت قوانین و مراحل خاصی است که در این مقاله به تفصیل توضیح داده می‌شود. اهمیت ثبت سفارش کالا به قدری بالاست که عدم رعایت مراحل قانونی می‌تواند منجر به مشکلات جدی برای واردکنندگان شود؛ از جمله تأخیر در ترخیص کالا، پرداخت جریمه و حتی توقیف کالا.

ثبت سفارش کالا چیست

هر واردکننده‌ای باید برای قانونی کردن ورود کالا، مجوز ثبت سفارش را از سازمان توسعه و تجارت کشور دریافت کند. این مجوز به مدت ۳ تا ۶ ماه اعتبار دارد و در صورت عدم استفاده، باید تمدید شود. این مدت زمان محدود به واردکنندگان این امکان را می‌دهد که سریعاً نسبت به واردات کالاهای مورد نیاز خود اقدام کنند و از طرفی نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و کارآمد در این حوزه را ایجاد می‌کند. همچنین، اهمیت این مرحله از آن جهت است که بدون این مجوز، کالاها به‌صورت قانونی وارد کشور نخواهند شد و این می‌تواند عواقب جبران‌ناپذیری برای تجار به همراه داشته باشد.

مدارک مورد نیاز برای ثبت سفارش

برای ثبت سفارش کالا، مدارک زیر باید آماده شود:

• کارت بازرگانی معتبر: کارت باید از نوع تجاری باشد و نه اجاره‌ای. کارت بازرگانی نشان‌دهنده صلاحیت و اعتبار تجار است و استفاده از کارت‌های اجاره‌ای می‌تواند خطرات زیادی را به همراه داشته باشد. به عنوان مثال، در صورت بروز مشکلات قانونی، مسئولیت به عهده شخصی خواهد بود که کارت را اجاره کرده است.
• پیش فاکتور (Proforma Invoice): این سند شامل مشخصات کامل کالا، قیمت، وزن و شرایط حمل است و به‌عنوان مبنای اصلی برای ثبت سفارش استفاده می‌شود. اطلاعاتی که در پیش فاکتور درج می‌شود، باید دقیق و صحیح باشد تا فرآیند ثبت سفارش به‌درستی انجام شود.
• مدارک قانونی: بسته به نوع کالا، ممکن است نیاز به مجوزهای خاصی از سازمان‌های دولتی مانند وزارت بهداشت یا جهاد کشاورزی باشد. این مجوزها به‌منظور تضمین ایمنی و سلامت کالاهای وارداتی ضروری هستند و نبود آن‌ها می‌تواند منجر به عدم پذیرش کالا در گمرک شود.
• گواهی امضا الکترونیکی: برای ثبت در سامانه جامع تجارت، واردکنندگان نیاز به گواهی امضا الکترونیکی دارند. این گواهی نشان‌دهنده صحت و اعتبار اسناد الکترونیکی است و مراحل ثبت سفارش را تسهیل می‌کند.

مراحل ثبت سفارش کالا

مرحله اول: ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت

وارد وب‌سایت سامانه جامع تجارت به آدرس ntsw.ir شوید. اگر قبلاً ثبت‌نام کرده‌اید، با کد ملی و رمز عبور وارد شوید. در غیر این صورت، اطلاعات مورد نیاز را تکمیل کنید. در این مرحله، باید اطلاعات شخصی خود را با دقت وارد کنید تا از بروز مشکلات بعدی جلوگیری شود. همچنین، دقت کنید که اطلاعات درج شده با مدارک شناسایی شما مطابقت داشته باشد.

مرحله دوم: اخذ مجوز ثبت سفارش

پس از ثبت‌نام، برای اخذ مجوز ثبت سفارش به سازمان توسعه و تجارت مراجعه کنید. مدارک خود را ارائه و مجوز را دریافت کنید. این مرحله ممکن است نیاز به زمان داشته باشد، بنابراین برنامه‌ریزی مناسب برای مراجعه به این سازمان اهمیت دارد. همچنین، ممکن است لازم باشد برخی از مدارک را در زمان مراجعه به‌روز کنید، بنابراین از قبل از آمادگی کامل برخوردار شوید.

مرحله سوم: ورود اطلاعات در سامانه

پس از دریافت مجوز، به سامانه جامع تجارت وارد شوید و اطلاعات لازم شامل مشخصات کالا، پیش فاکتور و اطلاعات فروشنده را وارد کنید. در این مرحله، باید به‌دقت تمامی اطلاعات را وارد کنید زیرا هر گونه اشتباه می‌تواند منجر به تأخیر در پروسه ثبت سفارش شود. همچنین، دقت داشته باشید که برخی از اطلاعات مانند شناسه کالا به‌صورت خودکار از سیستم استخراج می‌شوند و بنابراین صحت آن‌ها باید مورد بررسی قرار گیرد.

مرحله چهارم: تعیین روش حمل و گمرک

در این مرحله، نوع حمل (هوایی، دریایی یا زمینی) و گمرک ورودی را مشخص کنید. اطلاعات باید به‌دقت وارد شود تا از بروز مشکلات در ترخیص کالا جلوگیری شود. انتخاب گمرک مناسب و تعیین روش حمل صحیح می‌تواند تأثیر زیادی بر زمان و هزینه‌های ترخیص کالا داشته باشد. در صورت بروز هر گونه مغایرت در این اطلاعات، ممکن است پروسه ترخیص کالا با مشکلات جدی مواجه شود.

مرحله پنجم: پرداخت هزینه‌ها

هزینه ثبت سفارش معادل نیم درصد از ارزش کالا است. این مبلغ را به‌صورت آنلاین از طریق سامانه پرداخت کنید. پرداخت به‌موقع و دقیق این هزینه‌ها اهمیت زیادی دارد، زیرا تأخیر در پرداخت می‌تواند به تأخیر در تأیید ثبت سفارش منجر شود و در نهایت بر روی زمان ورود کالا تأثیر بگذارد.

مرحله ششم: بارگذاری مستندات

تمام مستندات لازم برای ثبت سفارش را در سامانه بارگذاری کنید. این مستندات شامل پروفرما و مجوزهای قانونی است. دقت در بارگذاری مستندات از آن جهت اهمیت دارد که هر گونه نقص یا اشتباه در این مرحله می‌تواند باعث رد درخواست ثبت سفارش شود و تجار را با مشکلات جدی مواجه کند.

نقش ترخیص کار

ترخیص کار متخصص در این فرآیند نقش حیاتی دارد. این فرد به سرعت و به‌طور مؤثر می‌تواند کد ساتا و تاییدیه‌های لازم را دریافت کند و روند ترخیص کالا را تسهیل نماید. ترخیص کاران با تجربه به خوبی با فرآیندهای گمرکی آشنا هستند و می‌توانند در زمان و هزینه‌های تجار صرفه‌جویی کنند. استفاده از خدمات ترخیص کار به ویژه برای افرادی که برای اولین بار اقدام به واردات می‌کنند، توصیه می‌شود.

نکات مهم در ثبت سفارش کالا

• دقت در وارد کردن اطلاعات: تمامی اطلاعات باید به دقت و به‌صورت کامل وارد شود، زیرا امکان ویرایش اطلاعات در برخی مراحل وجود ندارد. بنابراین، تجار باید از صحت اطلاعات اطمینان حاصل کنند تا از بروز مشکلات جلوگیری شود.
• استفاده از مشاوره: برای اولین بار، مشاوره بازرگانی می‌تواند به تسهیل فرآیند کمک کند. مشاوران بازرگانی می‌توانند نکات کلیدی و اطلاعات به‌روز را در اختیار تجار قرار دهند و آن‌ها را در مسیر صحیح راهنمایی کنند.

نتیجه‌گیری

ثبت سفارش کالا فرآیندی پیچیده است که نیاز به دقت و رعایت مراحل قانونی دارد. با پیروی از راهنمایی‌های ذکر شده و استفاده از مشاوره‌های تخصصی، می‌توانید این فرآیند را با موفقیت انجام دهید و از بروز مشکلات در ترخیص کالا جلوگیری کنید. از آنجا که ثبت سفارش کالا به‌عنوان اولین گام در واردات به حساب می‌آید، توجه به جزئیات و مراحل این فرآیند می‌تواند تأثیر زیادی بر موفقیت تجاری شما داشته باشد. با آگاهی کامل از مراحل و الزامات ثبت سفارش، شما می‌توانید به راحتی و بدون دغدغه نسبت به واردات کالاهای مورد نیاز خود اقدام کنید.

در پایان، به شما پیشنهاد می‌کنیم برای تسهیل هر چه بیشتر فرآیند ثبت سفارش و واردات کالا، از خدمات حرفه‌ای شرکت بازرگانی هوبر تجارت ملل بهره‌مند شوید. این شرکت با تیمی مجرب و متخصص، تمامی مراحل ثبت سفارش، اخذ مجوزها و ترخیص کالا را با دقت و سرعت بالا انجام می‌دهد. با استفاده از تجربه و دانش کارشناسان ما، می‌توانید اطمینان داشته باشید که فرآیندهای بازرگانی شما به‌طور کاملاً قانونی و در کمترین زمان ممکن انجام خواهد شد. برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان، با ما تماس بگیرید و از خدمات جامع ما در زمینه بازرگانی و تجارت بهره‌مند شوید.